E-Mail Knigge: Kleine Tipps für den Geschäftsalltag

Foto by Clarissa Schwarz (pixelio)Heute morgen hat die BILD-Zeitung auf ihrer Online-Plattform einen weiteren Artikel zu ihrer “10 um 10”-Serie veröffentlicht. Das Thema: “E-Mail-Anreden, die im Job verboten sind“.

Wer mit dem Klick auf diesen Artikel eine hilfreiche Erörterung mit Lösungsansätzen erwartet, ist spätestens nach 1 Minute enttäuscht… Mehr als eine unkommentierte Auflistung ist dort nicht vorzufinden.

 

  1. Liebe Alle!
  2. Jo!
  3. Huhu
  4. Hallöchen
  5. Hallöle
  6. Hellö
  7. Naaa?
  8. Helau (auch außerhalb der Karnevalszeit)
  9. Moinsen
  10. … (gar keine Anrede)

Wir nehmen doch mal an, dass die meisten E-Mail-Nutzer sehr wohl in der Lage sind, solche “Anreden” in externem Schriftverkehr zu unterlassen.

Wenn Sie sich darüber noch keine Gedanken gemacht haben und tatsächlich regelmäßig diesen saloppen Anschrieb verwenden, raten auch wir umgehend, davon Abstand zu nehmen.

Ausnahmen: Lange, überwiegend private und privat-ähnliche Bekanntschaften zu Freunden, Verwandten und internen Kollegen – bei rein privatem Schriftverkehr!

Selbst wenn man mit Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden und dgl. schreibt, die man bereits persönlich kennt, empfehlen wir, sich dennoch auf die üblichen Höflichkeitsformen zu beschränken – man bedenke, dass hin und wieder auch ein Vorgesetzter den eMailverkehr lesen könnte, z.B. Weiterleitungen, CC/BCC!

Sie könnten dadurch unprofessionell wirken, denn Ihr Vorgesetzter/Chef kennt Ihre persönliche Beziehung zum Gesprächspartner nicht zwingend, wird Sie auch im Regelfall nicht danach fragen und Sie u.U. unangenehm auf Ihre Schreibweise ansprechen…

Nun ein paar grundlegende Tipps zur Verwendung im geschäftlichen E-Mailverkehr:

Betreff

Benutzen Sie einen stichpunktartigen Betreff, der bereits grob den Inhalt der eMail verdeutlicht. Fügen Sie, sofern verfügbar, interne und externe Identifikationen (wie z.B. Auftrags- oder Bestellnummer, lfd. Vorgangsnr., etc.) in den Betreff ein.

Dies erleichtert Ihnen und Ihrem Gesprächspartner späteres Suchen & Finden im Posteingang/-ausgang!

Anrede

Vermeiden Sie o.g. Anreden im geschäftlichen Schriftverkehr in jedem Fall.

Verwenden Sie bei ranghöheren Mitarbeitern grundsätzlich Anreden wie “Sehr geehrte/r Herr/Frau” (Höflichkeitsform mit der besten Wirkung) oder “Guten Tag Herr/Frau“. Sofern man den Vorgesetzten bereits etwas länger kennt und regelmäßig Small-Talk o.ä. hält, kann auch schlicht “Hallo Herr/Frau” genommen werden.
Trägt der Empfänger einen akademischen Titel (Dr. / Prof.), so ist auch dies in der Anrede zu verwenden.

Achten Sie darauf, welchen Schreibstil und Anrede der jeweilige Kollege oder Vorgesetzte bei Ihnen verwendet und behalten Sie diesen Stil dann unbedingt bei!

Bedenken Sie auch, dass beispielsweise die “Hallo”-Anrede in der Schweiz bereits als “Du”-Version wahrgenommen wird und deshalb im geschäftlichen Verkehr schnell als unhöflich gilt. Bleiben Sie daher bei “Sehr geehrte/r Frau/Herr” bzw. “Guten Tag”!

Inhalt

Der Text muss leicht lesbar und gut verständlich geschrieben sein. Verwenden Sie bestes Deutsch in korrekt angewandter Grammatik und Rechtschreibung mit Groß- & Kleinschreibweise – reine Kleinbuchstaben gehören höchstens in einen privaten Chat.

Aber:  Schreiben Sie keine zu langen, mehrfachverschachtelten Sätze. Kurze aussagekräftige Sätze, mit sinnvollen Absätzen (bei Themenwechsel, Step-by-Step, Chronologie, o.ä.) bewirken Positives. Vermeiden Sie jedoch Abkürzungen, die unter Umständen mehrere Bedeutungen haben und somit zu Misstverständnissen führen können.

Lesen Sie, vor allem bei langen Texten und äußerst wichtigen Angelegenheiten, Ihre eMail nochmals komplett durch, bevor Sie sie abschicken. Fehler führen schnell zu unnötigen Problemen oder gar Kosten!

Verwenden Sie die üblichen Standard-Schriftarten, verzichten Sie bspw. auf das “schöne” Comic Sans und benutzen Sie Smileys nur bei längeren Bekanntschaften – Sie sind schließlich nicht im Facebook-Chat!

Unser Tipp: Fügen Sie die eMail-Adresse erst in das Empfängerfeld, wenn Sie bereits Korrektur gelesen haben!

Anlagen

Heutzutage werden viel zu oft große Datenmengen in den eMail-Anhang geschoben, obwohl es oftmals keine Notwendigkeit hat.

Auch wenn die Internetverbindungen stetig schneller werden, der Ladevorgang einer Nachricht ist beim Empfänger u.U. um ein Vielfaches höher. Das kostet unnötig Zeit und nervt.

Ist die Versendung eines Anhangs jedoch erforderlich, achten Sie darauf die Dateien möglichst klein zu halten und mehrere Dateien im einem ZIP-Archiv bzw. einer PDF zusammenzufügen. Denken Sie auch an eine sinnvolle Namensgebung der Dateien (z.B. Verwendung von Auftragsnummer o.ä.).

Grußformel & Signatur

Verwenden Sie als Grußformel nicht die beliebte “MfG” Abkürzung der 90er. Die Zeiten sind vorbei!

Schreiben Sie “mit freundlichen Grüßen” oder “mit freundlichem Gruß“. Auch die noch netteren Varianten á la “mit besten/sonnigen Grüßen in den Norden” kommen sehr gut an.

Speichern Sie dem Standardgruß einfach in Ihrer Signatur, dass erspart Ihnen Zeit & Müh.

Die Signatur selbst sollte folgend Ihren vollständigen Namen, Ihre Zuständigkeit/Abteilung, eMailadresse, direkte Durchwahl, sowie die komplette Anschrift Ihres Unternehmens einschl. Geschäftsführung gem. rechtlicher Vorgaben enthalten.

Sehen Sie von Zusatztexten ab, wie “diese e-Mail ist nur an den Empfänger gerichtet…” oder “drucken Sie diese E-Mail nur aus, wenn es notwendig ist. Schonen Sie die Umwelt…” – zu lange Signaturen, die dann auch noch länger sind, als der eigentliche Text, wirken aufgetragen. Den Sinn hinter diesen Texten haben unlängst Alle verstanden und verinnerlicht!

Antworten

Die Meisten machen es leider nicht – antworten! Klingt komisch, ist aber so. Machen Sie es besser!

Sollten Sie absehbar innerhalb des Arbeitstages keine entsprechende Antwort an den Absender schicken können, weil Sie z.B. noch auf Informationen aus anderen Abteilungen oder Partnerfirmen warten, geben Sie dem Absender kurz Bescheid. Informieren Sie ihn, dass Sie sich darum kümmern und Sie ihm vrs. am nächsten (Werk-)Tag Bescheid geben werden.

Ein kurzer Satz genügt:

  • “Sehr geehrte/r Herr/Frau, ich werde mich der Sache annehmen und gebe Ihnen schnellstmöglich Bescheid!”
  • “… vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich werde […] entsprechend berücksichtigen/durchführen” etc.

Geben Sie lieber einmal mehr einen kurzen Statusbericht, als einmal zu wenig. Nichts ist schlimmer, als nicht zu antworten!

 

Denken Sie immer daran, dass auch Sie von einem unbekannten Kontakt höflich angeschrieben und behandelt werden wollen. “Was du nicht willst, das man Dir tu’, dass füg auch keinem Anderen zu” – in diesem Sinne wünschen wir Ihnen einen erfolgreichen Arbeitstag! Bleiben Sie stets freundlich und höflich.

Ihr Team von AbZ-Consulting